Obsah

• Ochrana osobních údajů
• Zpracování osobních údajů
• Způsob shromažďování osobních údajů
• Účel shromažďování osobních údajů
• Sdílení osobních údajů
• Zabezpečení poskytnutých osobních údajů
• Přístup k poskytnutým osobním údajům a jejich správa
• Doba uchování osobních údajů
• Aktualizace zásad ochrany a odpovědnost za zpracování osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Cestovní kancelář FLY UNITED (dále jen FLY UNITED), se sídlem Petýrkova 3/1955, 148 00 Praha 4 – Chodov, nakládá s osobními údaji v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen pod anglickou zkratkou „GDPR“). Národní předpisy mohou v některých případech, tam kde to GDPR připouští, stanovit odlišná pravidla. Ta upravuje zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Předpis společnosti FLY UNITED o ochraně osobních údajů se vztahuje na veškeré osobní údaje shromažďované námi nebo nám poskytnuté, včetně osobních údajů shromážděných nebo zadaných prostřednictvím našich webových stránek a jakýchkoliv stránek mobilních operátorů, aplikací, pomocí ovládacích prvků „widget“ a jiných mobilních interaktivních funkcí (dále společně jen „aplikace“), prostřednictvím našich oficiálních stránek na sociálních médiích, které spravujeme (dále jen „sociální stránky“), jakož i prostřednictvím e-mailových zpráv v HTML formátu, které vám zasíláme (sociální stránky, aplikace a webové stránky budou dále společně označovány jako „stránky“).

Cestovní kancelář FLY UNITED kromě osobních údajů dále shromažďuje informace týkající se návštěv třetích osob na své webové stránce, a to o poskytovateli připojení, typu prohlížeče, operačním systému, stránkách, které jste u nás navštívili, datech a časech přístupu, a dále údaje identifikující službu poptávanou na webové stránce.

Návštěvou stránek akceptujete postupy popsané v tomto předpisu o ochraně osobních údajů a souhlasíte s nimi. Pokud s kteroukoliv podmínkou tohoto předpisu o ochraně osobních údajů nesouhlasíte, nepoužívejte, prosím, webové stránky ani neposkytujte žádné osobní údaje.

Zpracování osobních údajů

Osobním údajem je každá informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor (jméno, příjmení, číslo, síťový identifikátor) nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

FLY UNITED s.r.o. zajišťuje cestovní služby po celém světě. Naprostá většina osobních údajů je nezbytná pro účely rezervace a nákupu cestovní služby včetně zaslání cestovních dokladů.

Dle typu poptávané služby FLY UNITED s.r.o. pracuje s následujícími osobními informacemi:

Vytvoření a správa rezervace, nákup letenky (včetně nákupu doplňkových služeb k letence)

1. oslovení (u všech osob v rámci rezervace)
2. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
3. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
4. číslo/a ve věrnostních programech leteckých společností (pokud jste členem a sdělíte nám jej, u všech osob v rámci rezervace)
5. e-mailová adresa
6. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
7. číslo faxu (pokud se nám jej rozhodnete sdělit)
8. údaje o platební kartě
9. číslo cestovního dokladu (je-li vyžadováno dle právních předpisů)
10. číslo letenky a PNR (kód rezervace)
11. informace o zdravotním stavu (pokud nám je sdělíte a/nebo chcete využít asistenčních služeb)
12. datum narození (u dětí)
13. cestovní plán

Vytvoření a správa členství v osobních věrnostních programech leteckých společností

1. jméno
2. příjmení
3. datum narození
4. e-mailová adresa
5. adresa

Vytvoření a správa členství v korporátních věrnostních programech leteckých společností

1. jméno
2. příjmení
3. e-mailová adresa
4. registrační číslo osobního věrnostního programu (je-li vyžadováno)
5. obchodní firma
6. sídlo
7. místo podnikání
8. identifikační sídlo
9. bankovní spojení

Vytvoření rezervace a zakoupení ubytovacích služeb

1. jméno
2. příjmení
3. e-mailová adresa
4. telefonní číslo
5. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
6. číslo cestovního dokladu (je-li vyžadováno dle právních předpisů)
7. informace o zdravotním stavu (pokud nám je sdělíte a/nebo chcete využít asistenčních služeb)
8. datum narození (u dětí)

Nákup pojištění

1. jméno
2. příjmení
3. e-mailová adresa
4. adresa
5. telefonní číslo
6. datum narození
7. rodné číslo
8. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
9. číslo cestovního pasu (je-li vyžadováno)
10. datum vydání cestovního pasu (je-li vyžadováno)
11. platnost cestovního pasu (je-li vyžadováno)
12. země, která cestovní pas vydala (je-li vyžadováno)
13. národnost (je-li vyžadováno)
14. zdravotní stav

Pronájem aut

1. jméno
2. příjmení
3. e-mailová adresa
4. adresa
5. telefonní číslo
6. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
7. číslo letenky a kód rezervace letenky (je-li vyžadováno)

Nákup zájezdu

1. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
2. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
3. číslo/a ve věrnostních programech leteckých společností (pokud jste členem a sdělíte nám jej, u všech osob v rámci rezervace)
4. e-mailová adresa
5. adresa bydliště
6. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
7. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
8. číslo cestovního dokladu (je-li vyžadováno dle právních předpisů)
9. informace o zdravotním stavu (pokud nám je sdělíte a/nebo chcete využít asistenčních služeb) (je-li vyžadováno)
10. datum narození (u dětí)
11. cestovní plán

Zajištění parkování na letišti

1. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
2. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
3. adresa
4. e-mailová adresa
5. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
6. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
7. číslo cestovního dokladu (je-li vyžadováno dle právních předpisů)

Nákup přepravy trajekty

1. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
2. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
3. adresa
4. e-mailová adresa
5. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
6. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
7. číslo cestovního dokladu (je-li vyžadováno dle právních předpisů)
8. informace o zdravotním stavu (pokud nám je sdělíte a/nebo chcete využít asistenčních služeb) (je-li vyžadováno)
9. cestovní plán

Vízový servis

1. kopie smlouvy cestovního pojištění
2. účel cesty (turistické/služební vízum)
3. cestovní pas
4. osobní informace nutné pro řádné vyplnění formuláře příslušné ambasády (požadované osobní informace se mohou lišit dle konkrétních požadavků příslušné ambasády a typu požadovaného víza)
5. turistické pozvání/zvací dopis
6. fotografie pasového formátu
7. doklad o rezervaci letenky
8. jiné údaje, které požaduje příslušná ambasáda

Nákup autobusové nebo vlakové jízdenky

1. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
2. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
3. adresa
4. e-mailová adresa
5. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
6. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
7. číslo cestovního dokladu (je-li vyžadováno dle právních předpisů)
8. cestovní plán

Transfery

1. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
2. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
3. adresa
4. e-mailová adresa
5. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
6. cestovní plán

Zajištění Check-in

1. jméno
2. příjmení
3. e-mailová adresa
4. číslo letenky a kód rezervace

Registrace MICE (Požadované osobní informace se mohou lišit v závislosti na typu registrace příslušné akce.)

1. jméno
2. příjmení
3. adresa
4. e-mailová adresa
5. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
6. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)
7. číslo cestovního dokladu (je-li vyžadováno dle právních předpisů)
8. cestovní plán
9. národnost
10. číslo letu

Vstupenky

1. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
2. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
3. adresa
4. e-mailová adresa
5. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
6. údaje o platební kartě (je-li vyžadováno)

Registrace do systému FLY ONLINE

1. oslovení (u všech osob v rámci rezervace)
2. jméno (u všech osob v rámci rezervace)
3. příjmení (u všech osob v rámci rezervace)
4. e-mailová adresa
5. telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
6. obchodní firma

Finanční služby

1. jméno
2. příjmení
3. e-mailová adresa
4. fakturační adresa
5. obchodní firma
6. sídlo
7. místo podnikání
8. identifikační sídlo
9. bankovní spojení

Návštěva webových stránek FLY UNITED

1. IP adresa
2. cookies

Reklamace zakoupených služeb

1. jméno
2. příjmení
3. číslo dokladu, kód rezervace či další identifikační údaje o zakoupené službě
4. bankovní spojení (pro zaslání náhrady škody)
5. telefonní číslo
6. další osobní údaje, které nám sdělíte

V některých případech může docházet k dalšímu zpracování osobních údajů, které přesahuje účel, za jakým byly osobní údaje získány. Příkladem může být například zakoupení letenky, kdy je primárním účelem zpracování osobních údajů zajištění přepravy. Zároveň nám ale vzniká zákonná povinnost archivace letenky jakožto daňového dokladu, dle příslušných právních předpisů.

FLY UNITED s.r.o. disponuje značným množstvím dat. Některá z těchto dat mají i povahu osobních údajů. Abychom zajistili jejich bezpečnost a snadnou dostupnost, využíváme cloudových služeb společnosti RSM CZ a.s. Data uložená společností RSM CZ a.s. se nachází v datovém centru v České republice.

Způsob shromažďování osobních údajů

Osobní údaje FLY UNITED s.r.o. shromažďuje prostřednictvím:

• telefonické, osobní či e-mailové komunikace s vámi
• webových stránek (při využití objednávkového formuláře, při nákupu služeb apod.)
• vašeho prohlížeče nebo zařízení (tyto informace používáme pro statistické účely a k zajištění řádného fungování stránek)
• používáním tzv. cookies
• prostřednictvím vašeho užívání aplikace

V některých případech můžeme využít platební službu třetí strany ke zpracování nákupů a/nebo shromažďování příspěvků poskytnutých prostřednictvím stránek. V těchto případech mohou být vaše osobní údaje shromažďovány touto třetí stranou, a nikoliv námi, a budou tedy podléhat předpisu o ochraně osobních údajů takové třetí strany. Nad použitím či sdělováním vašich osobních údajů takovou třetí stranou nemáme žádnou kontrolu ani v tomto smyslu neneseme žádnou odpovědnost.

Účel shromažďování osobních údajů

Veškeré osobní údaje, které FLY UNITED s.r.o. shromažďuje, jsou využity za účelem:

1. zpracování nabídky služeb a zajištění jejich úspěšné realizace
2. realizace platebního styku
3. zodpovězení vašich dotazů a připomínek
4. zasílání administrativních informací týkajících se našich stránek
5. zajištění kvalitního zákaznického servisu
6. možnosti informovat vás o našich produktech či jejich inovacích
7. možnosti zasílání pozvánek na námi pořádané společenské a marketingové akce
8. vyhodnocování spolupráce s podnikatelským subjektem (zpracování statistik odběru služeb jednotlivými zaměstnanci subjektu)
9. interních záležitostí cestovní kanceláře FLY UNITED (analýza a řízení podnikání, průzkum trhu, audity, vývoj nových produktů, zdokonalování stránek, zlepšování našich služeb a produktů, stanovení uživatelských trendů, zjištění účinnosti našich propagačních kampaní, přizpůsobení obsahu stránek vašim aktivitám na stránkách v minulosti a vyhodnocení spokojenosti zákazníků)
10. zajištění pokladů k vyřízení případných reklamací
11. informace shromážděné prostřednictvím prohlížečů nebo Vašeho zařízení pro statistické účely jakož i pro zajištění řádné funkcionality stránek
12. optimalizace služeb (cookies). Cookies jsou malé textové soubory, které internetové stránky ukládají do Vašeho počítače nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy tyto stránky začnete využívat. Slouží k zapamatování Vašich preferencí a úkonů, které jste na nich provedli (např. přihlašovací údaje, jazyk, velikost písma a jiné zobrazovací preference). Tyto údaje pak nemusíte znovu po určitou dobu zadávat. Cookies a další sledovací technologie mohou být na našich stránkách a aplikacích používány různým způsobem, například za účelem provozu webové stránky, analýzy návštěvnosti nebo k reklamním účelům. Cookies a další sledovací technologie využíváme zejména proto, abychom byly schopni zkvalitnit a zefektivnit naše služby. V nastavení některých internetových prohlížečů (Internet Explorer, Safari, Chrome) je možné nastavit zakázání cookies a dalších technologií sledování. V případě, že se rozhodnete některé cookies zakázat, může dojít k omezení funkcionality či možnosti využít služeb nabízených prostřednictvím naší webové stránky.
13. geografickou polohu vašeho zařízení můžeme využít k tomu, abychom vám poskytli služby a obsah přizpůsobené dané poloze. Tato data mohou přispět k zajištění vaší bezpečnosti na cestách v případě nečekaných událostí (živelné pohromy, teroristické útoky apod.)
14. účely, o nichž se domníváme, že jsou nutné či vhodné dle příslušných právních předpisů, včetně právních předpisů vaší země trvalého pobytu, k dodržování zákonných postupů, k reagování na žádosti veřejných a státních orgánů, včetně veřejných a státních orgánů mimo vaši zemi trvalého pobytu, k uplatňování našich ujednání a podmínek, k ochraně našich provozoven nebo provozoven kterýchkoliv našich spřízněných společností, k ochraně našich práv, soukromí, bezpečnosti nebo majetku a/nebo práv, soukromí, bezpečnosti či majetku našich spřízněných společností, vás nebo jiných osob a k tomu, abychom mohli uplatnit dostupné opravné prostředky nebo omezit rozsah škod, které nám mohou vzniknout
15. vaše osobní údaje budou zpracovávány cestovní kanceláří FLY UNITED v rámci Evropské unie/Evropského hospodářského prostoru/Švýcarské konfederace i mimo ně, a to primárně pro účely zkompletování vašich rezervací, poskytování produktů a služeb, které jste si objednali, a pro účely zákaznického servisu a marketingových činností. Informace sdílíme pouze s vybranými obchodnými partnery, kteří potřebují přístup k osobním údajům k tomu, aby mohli zpracovávat vaše poptávky. Žádný obchodní partner neobdrží vaše osobní údaje k vlastním marketingovým účelům.

V některých případech může docházet k dalšímu zpracování osobních údajů, které přesahuje účel, za jakým byly osobní údaje získány. Příkladem může být například zakoupení letenky, kdy je primárním účelem zpracování osobních údajů zajištění přepravy. Zároveň nám ale vzniká zákonná povinnost archivace letenky jakožto daňového dokladu, dle příslušných právních předpisů.

Sdílení osobních údajů

Abychom byli schopni zajistit cesty do všech nabízených destinací, musíme některé Vaše osobní údaje sdílet s našimi obchodními partnery či orgány státní správy (pohraniční kontrola a bezpečnost v cílových destinacích).

U zajištění letenek jsou potřebné informace předávány prostřednictvím globálních rezervačních a distribučních systémů. Jako náš primární systém využíváme Amadeus Altéa Reservation. Jeho provozovatelem je AMADEUS IT GROUP SA. Tento systém splňuje nejpřísnější bezpečnostní standardy.

Mezi další obchodní partnery, s nimiž sdílíme Vaše osobní údaje pro zajištění cesty, patří:

• Letečtí přepravci
• Poskytovatelé ubytovacích kapacit
• Pojišťovací partneři
• Pronajímatelé aut
• Tour-operátoři (cestovní kanceláře)
• Dodavatelé parkovacích služeb
• Trajektové společnosti
• Ambasády
• Autobusoví a vlakoví přepravci
• Transferové společnosti
• Prodejci vstupenek
• Organizátoři festivalů

Zabezpečení poskytnutých osobních údajů

FLY UNITED s.r.o. odpovídá za ochranu zpracovávaných údajů a za účelem jejich zabezpečení používá všechny adekvátní fyzické, elektronické a řídící bezpečnostní opatření, jejichž cílem je ochrana poskytnutých informací, před náhodným, nezákonným a neoprávněným přístupem, zničením, ztrátou, pozměněním, zveřejněním nebo použitím.

Ve FLY UNITED ctíme zásadu minimalizace osobních údajů. Zpracováváme o Vás pouze ty informace, které nezbytně potřebujeme, nebo ty informace, které nám se svým souhlasem nad rámec nezbytně nutného zpracování poskytnete.

Jak jsme se již zmínili, v určitých případech předáváme, nebo jsme povinni předávat, osobní údaje třetím stranám. V takových případech volíme důvěryhodné partnery, u kterých jsme se ujistili, že budou dodržovat minimálně stejnou úroveň ochrany osobních údajů, jakou zajišťujeme v ČSA.

Při předání osobních údajů orgánům státní správy využíváme vždy nejvhodnější a nejbezpečnější možnosti, jaké příslušný orgán nabízí.

Přístup k poskytnutým osobním údajům a jejich správa

Pokud si přejete provést kontrolu či opravu svých osobních údajů, které jste nám již poskytli, aktualizovat je, vymazat, vyřadit je nebo jinak omezit jejich používání z naší strany, obraťte se na nás, prosím, prostřednictvím emailové adresy gdpr@flyunited.cz. Ve své žádosti, prosím, jednoznačně uveďte, které údaje byste chtěli změnit, zda byste chtěli, abychom vaše osobní údaje vyřadili z naší databáze, nebo jiný požadavek na to, jakým způsobem byste si přáli naše používání vašich osobních údajů omezit.

Vašemu požadavku se pokusíme vyhovět v nejkratším možném termínu. Upozorňujeme nicméně, že i přes naši snahu mohou v našich databázích a jiných záznamech zůstat některé informace, které nebudou odstraněny nebo změněny. Dále upozorňujeme, že některé informace si budeme muset ponechat pro účely vedení záznamů a/nebo za účelem dokončení případných transakcí, které jste zahájili předtím, než jste požádali o příslušnou změnu nebo vymazání (pokud si u nás například něco zakoupíte nebo se účastníte nějaké propagační akce, nebudeme moci poskytnuté osobní údaje změnit nebo vymazat, dokud nebude takový nákup nebo propagační akce dokončena).

Dovolujeme si Vás upozornit, že nebudeme-li schopni Vaši totožnost ověřit elektronicky nebo budeme-li mít důvodné pochybnosti o Vaší totožnosti, požádáme Vás o předložení dokladu totožnosti v jedné z provozoven FLY UNITED s.r.o. Pouze tak vyloučíme, že neposkytneme Vaše osobní údaje osobě, která se za Vás pouze vydává.

Doba uchování osobních údajů

Vaše osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytnou ke splnění účelů uvedených v tomto předpisu o ochraně osobních údajů.

Nejzazší dobou zpracování osobních údajů, kterou ve FLY UNITED vůči Vám uplatňujeme, je 10 let ode dne, kdy došlo k ukončení právního vztahu mezi subjektem údajů a FLY UNITED, případně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém k plnění došlo. Uvedená doba zpracování vyplývá ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, případně ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Důvodem pro takové zpracování je zákonná povinnost nebo legitimní zájem FLY UNITED. Po uplynutí této doby budou všechny Vaše osobní údaje smazány.

Obrátíte-li se na nás s dotazy nebo v případě běžné komunikace s námi, vymažeme Vaše osobní údaje dříve než ve lhůtách uvedených výše. Vaše osobní údaje si uchováme pouze po nezbytnou dobu, kterou budeme potřebovat pro naplnění účelů uvedených v těchto zásadách ochrany osobních údajů, případně abychom dodrželi zákonem stanovené povinnosti.

Aktualizace zásad ochrany a odpovědnost za zpracování osobních údajů

Udržujeme zásady ochrany osobních údajů aktuální a v souladu s aplikovatelnými právními předpisy. Z toho důvodu může čas od času docházet k jejich změnám. Žádáme všechny naše klienty, aby těmto zásadám věnovali patřičnou pozornost.

Za zákonné zpracování Vašich osobních údajů odpovídá společnost FLY UNITED s.r.o. Správním orgánem, který vykonává dozorovou činnost v oblasti zpracování osobních údajů v České republice, je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Pokud máte jakékoliv dotazy nebo stížnosti ohledně tohoto předpisu o ochraně osobních údajů, kontaktujte nás, prosím, prostřednictvím kontaktních informací uvedených níže. Případné stížnosti prošetříme a budeme vás informovat o našem rozhodnutí ohledně takové stížnosti, co nejdříve to bude možné po jejím obdržení.

Vydáno: 18.5.2018
Datum změny: 18.5.2018

FLY UNITED s.r.o.
Petýrkova 3/1955, Praha 4 – Chodov, PSČ 148 00
Telefon: +420 271 096 360
E-mail: gdpr@flyunited.cz